Vor allem für Kleinunternehmen lohnt sich die Finanzierung eines professionellen Steuerberaters meist nicht. Der Firmenbesitz ist meist sehr klein und es gibt nur wenige Rechnungen, die bearbeitet werden müssen. Um das zu erledigen, ist normalerweise nur etwas Eigeninitiative nötig. Mithilfe bestimmter Programme kann nahezu jeder seine Finanzen selbst verwalten, Rechnungen erstellen und somit die Buchhaltung kostengünstig abwickeln. Ein Steuerberater stellt oft mehrere Tausend Euro für wenig Arbeit in Rechnung. Die entsprechende Software kostet den Nutzer im Jahr höchstens 200 Euro. Die tatsächlichen Kosten sind aber von dem Umfang des Programms sowie der Funktionsweise abhängig. Es gibt zwei große Kategorien, zwischen denen sich die Kleinunternehmen entscheiden müssen. Zum einen die serverbasierte und weiterhin die lokale Buchhaltungssoftware.
Beide Möglichkeiten besitzen Eigenschaften, die sie attraktiv erscheinen lassen. Serverbasierte Buchhaltungssoftware überzeugt durch die Tatsache, dass die Daten immer und überall abgerufen werden können. Der Nutzer ist nicht standortabhängig. Viele Betreiber präsentieren außerdem mobile Software für Smartphones, mit denen die Anwender auch während der Bahnfahrt an ihrer Buchhaltung arbeiten können. Entsprechende Programme werden pro Monat berechnet. Je nach Funktionsumfang muss der Anwender regelmäßig einen gewissen Betrag zahlen.
Dieser Umstand liegt bei lokaler Software nicht vor. Hier zahlt der Nutzer einmalig einen Kaufbetrag und erhält dafür die Software. Abhängig vom Funktionsumfang kann der Betrag sehr hoch ausfallen. Der größte Unterschied zum serverbasierten Programm ist, dass die Daten lediglich dort vorhanden sind, wo sie vom Nutzer eingegeben und gespeichert wurden. Natürlich ist es möglich, die Software auf mehreren Geräten – beispielsweise dem Heim- und Firmenrechner – zu installieren. Werden die Dateien auf einem Gerät bearbeitet, können sie mithilfe eines externen Speichergeräts zum anderen Standort transportiert werden. Es ist eine umständlichere Variante. Wer oft an mehreren Endgeräten arbeitet, sollte sich vorrangig für eine serverbasierte Software entscheiden.